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天水市档案馆档案电子目录进馆标准(试行)
时 间:14-05-19 10:10:31 作者:  来 源:

    为了准确、规范的移交档案电子目录进馆,建立全市统一的档案信息计算机检索和管理体系,实现档案信息资源共享,参照国家和省档案局有关标准,结合我市档案工作实际,制定本标准。
    一、适用范围
    (一)本标准规定了向天水市档案馆移交进馆档案的电子目录数据库结构与交换格式、著录要求与数据交换格式、目录数据组织与交换要求等内容。
    (二)本标准适用于天水市机关、企事业单位文书档案目录数据库结构及其目录数据库的移交。
    (三)在珠海泰坦超越2000文件档案资料综合管理系统中移交出来,向市档案馆移交进馆的档案电子目录。
    二、立卷改革前归档的案卷目录数据库结构与著录要求
    (一)案卷级目录数据库结构(见表1)
    表1:

  

 

字段名称

字段名

字段类型

长度

 

全宗号

QZH

C

3

目录号

MLH

C

3

案卷号

AJH

C

4

案卷题名

AJTM

C

254

编制单位

BZDW

C

100

案卷时间

AJSJ

C

17

案卷类型

AJLX

C

12

保管期限

BGQX

C

4

页数

YS

C

3

密 级

MJ

C

4

文本项

WBX

C

10

并列题名

BLTM

C

254

分类号

FLH

C

80

副题名

FTM

C

254

主题词

ZTC

C

80

编制部门

BZBM

C

30

载体类型

ZTLX

c

6

载体形态

ZTXT

C

15

备考表说明

BKBSM

C

254

附 注

FZ

C

254

 

    注:字段长度指长度上限。
 
    (二)案卷级目录字段著录格式及要求
    全宗号:是档案馆在管理档案过程中,赋予每一个全宗的代码。全宗号用三位代码标识。
    目录号:是全宗内案卷目录的顺序号。目录号以三位阿拉伯数字标识,不足三位以“0” 补齐。如3号目录著录为“003”。
    案卷号:用四位阿拉伯数字标识,不足三位以“0” 补齐。按目录内的案卷排列次序流水编号,不应有空号。如3号卷著录为“0003”。若有之一、之二卷,则在案卷号后用阿拉伯数字标识,加“()”。如“0003(2)”表示0003号卷的第二卷。
    案卷题名:又称案卷标题,是表达档案中心内容、形式特征的名称。案卷题名不能揭示案卷内容或题名过于冗长,一般应重新拟写,将原题名修改好再著录。
    编制单位:又称责任者,案卷级的责任者著录产生档案的单位及内部组织机构。如“中国共产党天水市委员会”。单位必须著录全称或不发生误解的通用简称。
    示例:“中国共产党天水市委员会”可著录为“中共天水委”。
案卷时间:指案卷卷内文件起止日期,分为起时间和止时间两项。时间项著录到月或日为止。时间项用6 位或8 位阿拉伯数字表示,第1— 4 位表示年,第5— 6 位表示月,第7— 8 位表示日。示例:“19810800”表示1981 年8 月;“19810823”表示1981 年8 月23 日。文件时间不完整或部分时间字迹不清时,起码应考证出年份,其次考证出月。月考证不出,以“0”补之。考证不出准确年份,可著录大致年份。例如50 年代的,起始时间著录yl为“19500100”;终止时间著录为“19591200”。
    保管期限:对档案划定的存留年限。保管期限一般分为永久、长期、短期三种。

    页数:案卷内档案页数,用阿拉伯数字表示。
    分类号:分类号依据《中国档案分类法》的有关规定著录。案卷内容有多少主题就标引多少分类号。多少分类号之间用“;”间隔。
    主题词:本项目一般著录主题词,也可著录关键词。文件内容有多少主题标引多少主题词。多个主题词之间用“;”间隔。
    载体类型:档案的载体类型分为纸、唱片、胶片、胶卷、磁带、磁盘、光盘等。以纸张为载体的档案不予著录,其他载体类型据实著录。
    载体形态:标准的文书档案,如16K,A4纸的文件不著录,其他特殊类型的档案应著录。规格指档案载体的尺寸及型号。
    密级:密级是文件保密程度的等级。案卷以卷内文件密级最高的文件作为该案卷的密级。
    三、立卷改革前归档的文件级目录数据库结构与著录要求
    (一)文件级目录数据库结构(表2)
    表2:
 字段名称 字段名 字段类型 长度






目 全宗号 QZH C 3
 目录号 MLH C 3
 案卷号 AJH C 4
 顺序号 SXH C 4
 文件题名 WJTM C 254
 责任者 ZRZ C 100
 成文日期 CWRQ C 8
 文件编号 WJBH C 20
 主题词 ZTC C 80
 保管期限 BGQX C 4
 档案类型 DALX C 10
 页号 YH C 8






目 密 级 MJ C 4
 文本项 WBX C 10
 并列题名 BLTM C 254
 副题名 FTM C 254
 分类号 FLH C 80
 附注 FZ C 254
 人名 RM C 254
 载体类型 ZTLX c 6
 载体形态 ZTXT C 15
 份数 FS C 2
 电子文件 DZWJ C 50
 附 件 FJ C 254
    注:字段长度指长度上限。
    (二)文件级目录字段著录格式及要求
    全宗号、目录号、案卷号、保管期限、分类号、主题词、载体类型、载体形态、密级著录格式与案卷级目录著格式与要求一致。
    顺序号:卷内文件的排列顺序号。同一案卷内文件的顺序号位数必须统一(一般为四位数)。例如:(0001、0002、0003...)。
    页号:指案卷内文件每页(张)的顺序。而案卷内文件的最后一份文件的格式如:56至78页的,其输入格式为:56-78。页号之间用半角的“-”隔开。
    责任者:也称作者,是指对档案内容进行创造、负有责任的团体合个人。责任者有多个时,一般著录前两个或前三个(主办单位必须著录,立档单位本身是责任者的必须著录),责任者之间以“;”号间隔。个人责任者一般只著录姓名,必要时在姓名后面著录职务、职称,并加“()”号,机关团体责任者必须著录全称或统一规范的通用简称。在一个全宗内,对一个单位的名称应尽量做到统一。
    文件编号:文件编号即文号。文件编号一般照原文著录。有多个文件编号的,只著录一个文件编号,有立档单位的文件编号必须著录,否则著录主办单位的文件编号。文件编号的年度括号原文可能采用各种符号,年度可能采用4 位数或2 位数,括号一律用“[ ]”著录,年度一律采用4 位数。
    文件题名:文件文首的题名。必要时副题名原文可照录于文件题名后。没有题名,依据其内容拟写题名。题名太长或不能揭示内容时,应根据其内容精简或另拟题名,加“[ ]”号。题名拟写应力求反映文件内容,一般包括责任者、内容、文种,如超过字段长度,可以省略责任者。在字段长度内尽量多著录原题名中未提及的其他人名,并在增加的人名两端加上“[ ]”。示例:关于×××[×××、×××]等3 位同志职务的任免通知。

    成文时间:文件落款的时间。成文时间一律用8 位阿拉伯数字表示。第1— 4 位表示年,第5— 6 位表示月,第7— 8 位表示日,不够位数添“0”。如“20010824”表示2001 年8 月24 日。文件时间不完整或部分时间字迹不清的著录,月日缺少或不清部分以“0”补之;年缺少或不清,应考证出年份。考证不出年份,应考证出大致年份,著录该年代的起始年份,月日用“0”表示。如五十年代的文件,著录为“19500000”。
    密级:本份文件的保密程度,分为无密、秘密、机密、绝密四个层级。
    备注:著录文件中需要注释或补充的内容。
    人名:指文件内容涉及到的有关人物名。多个人名之间必须用“/”分隔开,不能使用空格,标准格式“XXX/XX/XX”。
    电子文件:存放字符型或图片型的文件全文信息,以便进行全文信息浏览。全文信息的获取可以从机读文件中得到,或对纸质文件进行扫描后挂接至此项目。
    四、立卷改革后归档的档案目录数据库即归档文件目录数据库结构与著录要求
    (一)归档文件目录数据库结构与字段(见表3)
 表3:

 

字段名称

字段名

字段类型

字段长度

全宗号

QZH

C

6

归档年度

GDND

C

4

件号

JH

C

4

文件题名

WJTM

C

254

责任者

ZRZ

C

100

文件时间

WJSJ

C

10

文件编号

WJBH

C

20

文件类型

WJLX

C

20

机构(问题)

JGWT

C

100

页数

YS

C

3

保管期限

BGQX

C

4

 

并列题名

BLTM

C

254

副题名

FTM

C

254

人名

RM

C

254

附 件

FJ

C

120

密 级

MJ

C

4

文本项

WBX

C

10

分类号

FLH

C

80

份数

FS

C

2

主题词

ZTC

C

80

载体类型

ZTLX

C

6

载体形态

ZTXT

C

15

附 注

FZ

C

100

电子文件

DZWJ

C

250

 

     注:字段长度指长度上限。
    (二)文件级目录著录格式及要求
    全宗号、分类号、载体类型、载体形态、主题词、与案卷级目录要求一致。
    责任者、文件编号、文件题名、文件时间、密级、备注、人名、电子文件与文件级目录要求一致。
    归档年度:按照DA/T22— 2000 整理的档案,年度指文件形成年度,是一种分类方法。年度以四位阿拉伯数字标注公元纪年。示例:“2002”表示2002 年。
    机构或问题:按照DA/T22— 2000 整理的档案,采用按机构或问题分类归档的全宗应著录机构或问题。机构或问题是指作为分类方案类目的组织机构或问题名。
    盒号:按照档案盒上架排列后的顺序流水编制。
    件号:本项目是指档案室编件号。档案接收进馆时如无特殊情况国家综合档案馆无需重新编写件号。
    保管期限:与档案整理时归档章保管期限内容一致。2001至2008年的分别为永久、长期、短期,2008年以后分别著录为永久、30年、10年。
   页数:本份质纸文件的页数,有图文的页面算一页。
    五、移交进馆目录数据组织与交换要求
   (一)移交进馆目录数据采用从泰坦软件中移交出来的TXT类型文件格式。

   (二)涉及的各种符号,如“—”、“*”、“#”、“()”、“;”等等,以及阿拉伯数字,在计算机录入时,一律用“半角”录入。
   (三) 经过加密处理的目录数据库移交文件必须解密后移交,保证可读性。
   (四)目录移交盘采用光盘CD、DVD或通用的USB接口活动存储器等。网上传递仅限党委和政府内部网络。
   (五) 机读目录移交文件应经过内容、病毒等检测,内容完整且不带病毒才能移交。

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