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天水市档案馆档案全文扫描图像进馆标准(试行)
时 间:14-05-19 10:13:04 作者:  来 源:

   为了进一步加强档案信息化工作,加快全市档案信息数据库建设步伐,促进市直机关及企事业单位档案数字化扫描工作,规范纸质档案数字化扫描图像进馆,根据国家、省上和我市档案工作规范,结合我市档案全文扫描进馆实际,特制定《天水市档案馆档案全文扫描图像进馆标准(试行)》。
    一、适用范围
    (一)向市档案馆移交档案的市直机关、企事业单位纸质档案全文扫描图像。
    (二)市直机关、企事业单位对纸质档案的全文扫描的基本原则、基本环节及数字化成果的管理。
    二、基本原则
    (一)档案数字化的基本原则使档案信息资源准确、方便、快捷地提供利用,使可以公开的档案信息资源得到共享,以满足社会对档案利用的需求。
    (二)数字化对象的确定原则应当对所要进行数字化的对象按照一定的原则和方法进行确认,只有符合一定要求的纸质档案文献才能进行数字化。
    (三)符合国家法律法规的原则纸质档案的数字化,必须符合国家档案开放规定以及有关规定。
    (四)属于归档范围且应永久或长期保存的档案可列入数字化加工的范围。
    三、基本环节及过程管理
    档案全文扫描的基本环节主要包括:档案整理、目录建库(按《天水市档案馆档案电子目录进馆标准(试行)》)、档案扫描、图像处理、图像存储、数据挂接、数据备份、成果管理等。
    (一)档案整理
    在扫描之前,按下述步骤对档案进行适当整理,并视需要做出标识,确保档案数字化质量。
    1、编页应在扫描之前对没有编页或编页不规范的档案重新进行编页。
    2、编页位置应在档案页面的底端用铅笔(建议用2B铅笔)编写页号,编页不应压盖档案内容,页面底端已有页号时,应将原页号用铅笔划去以示区分。
    3、编页方法使用阿拉伯数字从“1”开始依次编写页号,属于同一案卷或文件下的档案,要保证页号编写的连续性
    4、拆除装订物。在不去除装订物情况下,影响扫描工作进行的档案,应拆除装订物。
    5、页面修整。破损严重、无法直接进行扫描的档案,应先进行技术修复,折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理(压平或烫平等)后再进行扫描。
    (二)档案扫描
    1、根据档案幅面的大小(A4 、A3 、AO 等)选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪。大幅面档案可采用大幅面数码平台,也可以采用小幅面扫描后的图像拼接方式处理。
    2、纸张状况较差,以及过薄、过软或超厚的档案,应采用平板扫描方式;纸张状况好的档案可采用高速扫描方式以提高工作效率;不适合拆卷的档案可采用零边距扫描仪或照相机拍摄方式。
    3、扫描色彩模式
    (1)页面为黑白两色,带有插图的档案,以及页面为多色文字的档案,采用灰度模式扫描,档案中的蓝图等特殊档案也采用灰度或彩色模式扫描;
    (2)页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案,宜采用彩色模式进行扫描。
    (3)同一文件对应的档案页面,宜采用同一种色彩模式。
    4、扫描分辨率
    扫描分辨率参数大小的选择,原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准。采用黑白二值、灰度、彩色几种模式对档案进行扫描时,其分辨率应选择 ≥150dpi 。特殊情况下,如文字偏小、密集、清晰度较差等,可适当提高分辨率;需要进行OCR汉字识别的档案,扫描分辨率建议选择大于或等于300dpi 。


    (三)图像处理。
    1、纠偏,对出现偏斜的图像应进行纠偏处理,以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像应进行旋转还原,以符合阅读习惯。
    2、去污,对图像中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。
    3、图像拼接,对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像,应进行拼接处理,合并为一个完整的图像,以保证档案数字化图像的整体性。
    4、裁边处理,去除多余的白边,以有效缩小图像文件的容量。
    (四)图像存储
    1、存储格式。扫描的图像保存为JPEG格式。
    2、图像文件的命名:卷内文件级档案图像文件的命名:采用文件夹树的命名方式,各文件夹名字长度为:全宗号3位;目录号3位;案卷号4位;份文件夹名4位(或由扫描仪自动产生的8位也可以);扫描的每页档案文件名4位(或由扫描仪自动产生的8位也可以);不足以上位数的以"0"左补齐。命名标准其组成格式简单表述如下:
    全宗号  目录号  案卷号  份文件夹号      文件号       
    3位    3位     4位    4位(或8位)   4位 (或8位)
    001    001   0001   0001(00000001)  0001(00000001)

    归档文件级档案图像文件的命名:采用文件夹树的命名方式,各文件夹名字长度为:全宗号3位;归档年度4位;保管期限4位(四个字符);件文件夹名4位(或由扫描仪自动产生的8位也可以);扫描的每页档案文件名4位(或由扫描仪自动产生的8位也可以);不足以上位数的以"0"左补齐。命名标准其组成格式简单表述如下:
    全宗号  归档年度   保管期限     件文件夹号        页号
    3位     4位      4位(或8位)  4位(或8位)   4位 (或8位) 001      2010         永久    0001(00000001) 0001(00000001)               

    (五)数据汇总挂接
    1、汇总挂接档案数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据库,通过相应的软件与档案文件目录数据库进行批量挂接。
    2、检查挂接数据挂接后,以文件级目录数据库为依据,对挂接的图像文件进行检查,核对图像文件的命名格式是否符合要求,发现错误及时修正。
    (六)数据备份
经验收合格的完整数据应及时进行备份,同时为保证数据安全,备份载体的选择应采用在线、离线相结合的方式实现多套备份,并异地保存。备份介质若为一次性写入光盘,则至少备份3套。
    (七)数据管理
    1、管理要求加强对纸质档案数字化成果的管理,制定相应的管理制度,对备份数据定期检查,确保数据的安全、完整和长期可用。
    2、数据光盘保管环境温度为14℃—24℃,相对湿度为45%—60%。防止数据光盘沾染灰尘和污垢,避免阳光直接照射,远离热源、酸碱等有害气体和强磁场。

    3、备份数据光盘或移动硬盘等介质每年进行一次有效性、安全性检查,每5年重新刻录、备份数据一次。
    4、如原数据运行的软、硬件平台发生改变,应及时对数据进行转换,并做好备份。

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